För många företagare är personalliggare något man hör talas om först när det redan känns stressigt. Ofta i samband med en kontroll, en fråga från redovisningsbyrån eller en osäkerhet kring om man verkligen gör rätt. Samtidigt är personalliggare ett lagkrav inom flera branscher och något som kan få stora konsekvenser om det hanteras fel.
Syftet med denna guide är att förklara vad en personalliggare är, varför den är obligatorisk och hur den ska användas i praktiken. Oavsett om du driver restaurang, frisör eller skönhetssalong, byggföretag eller bilverkstad ger den här guiden dig en tydlig överblick över vad som gäller och vilket ansvar du som företagare har.
Många upplever reglerna kring personalliggare som krångliga och otydliga. Men i grunden handlar det om något enkelt. Att kunna visa vem som arbetar i verksamheten och när. När detta görs på rätt sätt skapar det både trygghet för företaget och ordning i vardagen.
I den här guiden går vi igenom grunderna steg för steg. Du får förståelse för lagkraven, vanliga misstag att undvika och vad som händer vid en kontroll. Målet är att du ska känna dig trygg i hur personalliggare fungerar och veta vad nästa steg är för ditt företag.
Vad är en personalliggare
En personalliggare är en förteckning över vilka personer som arbetar i en verksamhet och när de arbetar. Syftet är att det ska gå att se vilka som är på plats i företaget vid en viss tidpunkt. Personalliggaren ska vara tillgänglig i verksamheten och kunna visas upp vid en eventuell kontroll.
Det är viktigt att skilja på en personalliggare och annan typ av tidrapportering. En personalliggare används inte främst för lön eller intern planering, utan för att uppfylla lagkrav. Den visar när en person börjar och slutar arbeta och vem personen är. Det handlar alltså om närvaro, inte om hur många timmar som ska betalas ut.
Personalliggaren ska föras löpande. Det betyder att registreringen ska ske i samband med att arbetet påbörjas och avslutas. Personalliggaren ska föras löpande och spegla verkligheten under arbetsdagen.
Det finns olika sätt att föra personalliggare. Vissa företag använder fortfarande manuella listor i pärm, medan andra använder digitala lösningar. Oavsett form är grundkravet detsamma. Uppgifterna ska vara korrekta, uppdaterade och tillgängliga vid behov.
Varför personalliggare är obligatorisk
Kravet på personalliggare finns för att skapa ordning och transparens i branscher där risken för felaktig redovisning historiskt har varit hög. Genom att tydligt visa vilka som arbetar i verksamheten och när de arbetar blir det svårare att dölja svartarbete och osanna uppgifter.
Personalliggaren är alltså inte till för att göra livet krångligare för företagare, utan för att säkerställa att konkurrensen sker på lika villkor. Företag som följer reglerna ska inte missgynnas jämfört med de som försöker ta genvägar.
Skatteverket använder personalliggaren som ett kontrollverktyg. Vid en kontroll jämförs uppgifterna i personalliggaren med vilka personer som faktiskt befinner sig i verksamheten. Om någon arbetar utan att vara registrerad betraktas det som ett regelbrott, oavsett om det rör sig om en anställd, en tillfällig inhoppare eller ibland även ägaren själv.
Eftersom personalliggaren är ett lagkrav är det företagets ansvar att den förs korrekt. Det spelar ingen roll om felet beror på okunskap, stress eller slarv. Ansvaret ligger alltid på företaget och ytterst på arbetsgivaren.
Att förstå varför kravet finns gör det också lättare att hantera det rätt i praktiken. När personalliggaren ses som en naturlig del av verksamheten, snarare än ett nödvändigt ont, minskar risken för misstag och onödiga problem vid kontroll.
Vilka företag måste ha personalliggare
Kravet på personalliggare gäller inte alla företag, utan specifikt de som bedriver verksamhet inom vissa branscher där risken för felaktig redovisning historiskt har varit större. Det är verksamhetens art som avgör om kravet gäller, inte företagets storlek.
Enligt Skatteverket måste företag som bedriver verksamhet i följande branscher föra personalliggare:
- Personalliggare kropps- och skönhetsvård
- Personalliggare byggbranschen
- Personalliggare fordonsservice
- Personalliggare livsmedels- och tobaksgrossist
- Personalliggare restaurangbranschen
- Personalliggare tvätteribranschen
Det innebär att såväl en liten verkstad som en stor restaurang eller ett mindre byggteam omfattas av personalliggarkravet om verksamheten faller inom någon av dessa kategorier.
Att avgöra om ditt företag omfattas handlar om att se vad verksamheten faktiskt gör. Om du till exempel kombinerar olika tjänster kan det vara svårt att avgöra vilket regelverk som gäller. I sådana fall utgår Skatteverket från vilken verksamhet som är den huvudsakliga.
Det är alltid företagets ansvar att ta reda på om personalliggarkravet gäller. För att vara säker kan du läsa mer direkt på Skatteverkets webbplats och ta del av deras tolkningar och exempel.
Källa: Skatteverket, information om hur personalliggare fungerar
När och hur personalliggare ska användas
Personalliggaren ska användas varje gång arbete utförs i verksamheten. Grundprincipen är att den ska visa vilka personer som arbetar i företaget och när de arbetar. Uppgifterna ska föras löpande och i nära anslutning till att arbetet påbörjas och avslutas.
Skatteverket anger att uppgifter i personalliggaren inte ska fyllas i i förväg. Registreringen ska spegla verkligheten så som den ser ut under arbetsdagen. Det innebär att personalliggaren vid varje tidpunkt ska visa vilka som faktiskt arbetar i verksamheten just då.
Alla som utför arbete i verksamheten ska registreras i personalliggaren. Det gäller anställda, inhyrd personal och andra personer som deltar i det operativa arbetet. Det är inte anställningsformen som avgör, utan om arbete faktiskt utförs i verksamheten.
Om en uppgift har blivit fel är det tillåtet att göra ändringar i personalliggaren. För elektroniska personalliggare gäller dock att alla ändringar måste loggas. Det ska tydligt framgå vad som har ändrats, när ändringen gjordes och vem som gjorde den. Tidigare uppgifter får alltså inte raderas utan spårbarhet.
Som arbetsgivare är det alltid företagets ansvar att personalliggaren används korrekt. Det gäller även om felet beror på att någon har glömt att registrera sig eller gjort en felaktig inmatning. Därför är tydliga rutiner och enkla arbetssätt avgörande.
Personalliggaren ska också finnas tillgänglig i verksamheten. Vid en kontroll ska den kunna visas upp direkt, oavsett om den förs manuellt eller digitalt. Uppgifterna ska vara tydliga, aktuella och lättåtkomliga.
När personalliggaren används löpande och på rätt sätt blir den en naturlig del av vardagen. Det minskar risken för misstag och skapar trygghet både för företaget och vid en eventuell kontroll.
Källa: Skatteverket, ”Så fungerar personalliggare”
Manuell eller digital personalliggare
Det finns i huvudsak två sätt att föra personalliggare. Antingen manuellt, till exempel i en pärm eller på en papperslista, eller digitalt med hjälp av ett system som Aspio SAR. Båda alternativen är tillåtna enligt reglerna, så länge kraven uppfylls.
En manuell personalliggare innebär oftast att personalen skriver in sitt namn och sina arbetstider för hand. För mindre verksamheter kan detta upplevas som enkelt till en början. Samtidigt finns det flera risker. Det är lätt att glömma att skriva in sig, svårt att säkerställa att tiderna förs löpande och krångligt att rätta fel på ett sätt som är tydligt vid en kontroll.
En digital personalliggare innebär att registreringen sker elektroniskt, till exempel via en mobil, surfplatta eller dator. När personalen registrerar sig sparas uppgifterna direkt och uppdateras i realtid. För elektroniska personalliggare gäller dessutom att alla ändringar ska loggas, vilket gör det tydligt vad som har ändrats och när.
En viktig skillnad i praktiken är tillgängligheten. Med en manuell personalliggare krävs det ofta att någon är på plats för att kontrollera att registreringen sköts korrekt. Med en digital personalliggare kan ansvarig person, till exempel företagaren eller chefen, se vilka som har registrerat sig och vilka som inte har gjort det även om man själv inte befinner sig i verksamheten just då.
Skillnaden mellan manuell och digital personalliggare handlar därför inte bara om format, utan om hur lätt det är att följa upp och säkerställa att reglerna efterlevs i vardagen. För företag med flera anställda, skiftarbete eller hög personalomsättning kan manuella lösningar snabbt bli svåra att hantera korrekt.
Oavsett vilken lösning som används är det alltid företagets ansvar att personalliggaren är korrekt, uppdaterad och tillgänglig. Valet av manuell eller digital personalliggare påverkar dock hur stor risken är för misstag och hur mycket tid som behöver läggas på administration.
För många företag blir personalliggaren enklare att hantera när den fungerar smidigt i vardagen och inte kräver extra moment eller ständig närvaro. Därför väljer allt fler företag idag digitala lösningar, särskilt i verksamheter där tempot är högt och dagarna ser olika ut.
Vanliga misstag företag gör med personalliggare
Många företag vill göra rätt men gör ändå misstag när det gäller personalliggare. Ofta beror det inte på medvetet fusk, utan på otydliga rutiner, stress i vardagen eller att reglerna inte är helt förstådda.
Ett vanligt misstag är att personalliggaren inte förs löpande. Det kan handla om att personalen glömmer att registrera sig när arbetet börjar eller avslutas, eller att uppgifterna fylls i senare under dagen. Eftersom personalliggaren ska spegla verkligheten medan arbetet pågår kan detta bli ett problem vid en kontroll.
Ett annat vanligt fel är att inte alla som arbetar i verksamheten registreras. Tillfällig personal, inhyrda resurser eller personer som hoppar in kortare stunder glöms ibland bort. I vissa fall missar företag även att registrera sig själva när ägaren deltar i det operativa arbetet.
Bristande ansvarsfördelning är också ett återkommande problem. Om det inte är tydligt vem som ansvarar för personalliggaren, eller om personalen inte vet hur den ska användas, ökar risken för fel. Det räcker inte att ha en personalliggare på plats om den inte används korrekt i praktiken.
Vid manuella personalliggare är det även vanligt att ändringar görs på ett sätt som inte är tydligt i efterhand. Överstrykningar, oläsliga anteckningar eller saknade tider kan skapa osäkerhet vid en kontroll och göra det svårt att visa vad som faktiskt har hänt.
Gemensamt för många av dessa misstag är att de uppstår i vardagen när tempot är högt. Därför är tydliga rutiner och enkla arbetssätt avgörande för att minska risken för fel och onödig stress.
Vad händer vid en kontroll
Skatteverket har rätt att genomföra oanmälda kontroller av personalliggaren i verksamheter som omfattas av kravet. En kontroll kan ske under pågående arbetsdag och utan förvarning.
Vid en kontroll legitimerar sig Skatteverkets kontrollanter och ber att få ta del av personalliggaren. De jämför sedan uppgifterna i personalliggaren med vilka personer som faktiskt befinner sig och arbetar i verksamheten vid kontrolltillfället.
Kontrollen handlar i första hand om närvaro. Det vill säga om alla som arbetar är registrerade i personalliggaren och om registreringarna är gjorda på ett korrekt sätt. Skatteverket tittar bland annat på namn, in och ut registreringar och om personalliggaren är uppdaterad i realtid.
Om personalliggaren är elektronisk kan den visas upp direkt i systemet. Om den är manuell ska den finnas tillgänglig på plats. Personalliggaren ska kunna visas upp omedelbart, inte skickas in i efterhand.
Om Skatteverket upptäcker brister dokumenteras dessa. Det kan till exempel handla om personer som arbetar utan att vara registrerade, saknade in eller ut tider eller otydliga uppgifter. Skatteverket gör då en bedömning utifrån regelverket.
Vid vissa brister kan kontrollavgift tas ut. Avgiftens storlek och om den tas ut beror på typen av fel och omfattningen. Företaget får i sådana fall ett beslut från Skatteverket efter kontrollen.
Det är viktigt att känna till att kontrollen inte är en diskussion om avsikter. Skatteverket utgår från vad som faktiskt kan visas upp vid kontrolltillfället. Därför är det avgörande att personalliggaren används löpande och korrekt i vardagen.
Ansvar och risker för företaget
Det är alltid företaget som ansvarar för att personalliggaren förs korrekt. Ansvaret ligger hos arbetsgivaren, oavsett om personalliggaren förs manuellt eller digitalt och oavsett vem i verksamheten som faktiskt gör registreringen.
Det innebär att företaget ansvarar även om en anställd glömmer att registrera sig, registrerar fel tid eller om rutinerna inte följs i praktiken. Skatteverket utgår inte från avsikten bakom felet, utan från vad som faktiskt kan visas upp vid kontrolltillfället.
Om personalliggaren inte uppfyller kraven kan det innebära risker för företaget. Det kan handla om att uppgifter saknas, att registreringar inte har gjorts löpande eller att personalliggaren inte är tillgänglig vid kontroll. Även återkommande mindre brister kan få konsekvenser.
I vissa fall kan brister leda till att Skatteverket beslutar om kontrollavgifter. Hur dessa avgifter kan se ut och vad de kan uppgå till beror på flera faktorer, bland annat vilken typ av brist som upptäcks, hur många personer som berörs och om liknande brister har förekommit tidigare. Detta går vi igenom mer detaljerat längre ner i guiden.
Utöver de ekonomiska riskerna kan felaktig hantering av personalliggaren också innebära merarbete och osäkerhet för företaget. Tid kan behöva läggas på att hantera frågor, komplettera uppgifter och säkerställa att samma problem inte uppstår igen.
Att ta ansvar för personalliggaren handlar därför inte bara om att följa lagen, utan också om att skydda verksamheten från onödiga risker och störningar. När personalliggaren fungerar korrekt i vardagen skapar det trygghet både för företaget och inför en eventuell kontroll.
Kontrollavgifter vid brister i personalliggaren
Om Skatteverket vid en kontroll upptäcker att personalliggaren inte uppfyller kraven kan företaget bli skyldigt att betala kontrollavgift. Kontrollavgift är en särskild avgift som tas ut när reglerna om personalliggare inte följs, exempelvis om personalliggaren:
- inte förs alls
- inte är tillgänglig vid kontroll
- är så bristfällig att den inte går att använda vid kontroll
- eller om uppgifter saknas eller är felaktiga
Standardnivåer för kontrollavgifter enligt Skatteverket vid en kontroll är följande:
- 12 500 kronor i kontrollavgift för varje kontrolltillfälle där personalliggaren inte uppfyller kraven.
- 2 500 kronor för varje person som är verksam i företaget vid kontrolltillfället men som inte är dokumenterad i en tillgänglig personalliggare.
Dessa avgifter kan läggas ihop vid samma kontrollbesök om flera brister upptäcks.
Källa: Skatteverket
Det betyder exempelvis att om två personer arbetar i verksamheten vid en kontroll och ingen av dem är registrerad i personalliggaren, kan kontrollavgiften bestå av 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje av de två personerna.
I byggbranschen finns det också särskilda regler. Där kan kontrollavgiften bli annan i vissa situationer, till exempel:
- 25 000 kronor om byggherren inte har anmält när byggverksamheten ska påbörjas och var den ska bedrivas.
- 12 500 kronor om det inte finns utrustning för att föra personalliggare på byggarbetsplatsen.
- I vissa fall kan avgiften bli 15 000 kronor om liggaren borde ha haft minst en registrerad person men inte haft någon inloggning alls den aktuella dagen.
Skatteverket bedömer vilka som är verksamma i verksamheten vid kontroll och beslutar om avgiften utifrån vad som konstaterats. Beslutet kan överklagas om företaget anser att bedömningen är felaktig.
Källa: Skatteverket
Att känna till nivåerna för kontrollavgifter gör det lättare att förstå allvaret i att ha personalliggaren korrekt och uppdaterad. Den nya sektionen Ansvar och risker för företaget berättar varför företagaren i slutändan är ansvarig för att personalliggaren förs på rätt sätt.
Så gör du personalliggare enkelt i praktiken
I praktiken är personalliggare något som ska fungera varje dag, även när tempot är högt och fokus ligger på verksamheten. För att det ska bli rätt över tid krävs det inte avancerade rutiner, utan tydlighet och enkelhet.
Det första steget är att göra personalliggaren till en naturlig del av arbetsdagen. Alla som arbetar i verksamheten behöver veta när och hur registrering ska ske. Det ska vara lika självklart som att låsa dörren eller starta arbetsdagen. Ju färre moment och ju tydligare rutinen är, desto mindre risk för misstag.
Det andra steget är att se till att ansvarsfördelningen är tydlig. Som företagare är det ditt ansvar att personalliggaren fungerar, men personalen behöver veta vad som förväntas av dem. Det kan handla om enkla instruktioner, påminnelser i början eller att någon ansvarar för att följa upp att registreringen faktiskt sker.
Tillgänglighet är också avgörande. Personalliggaren ska alltid finnas till hands när arbetet påbörjas och avslutas. Om den upplevs som krånglig eller svåråtkomlig ökar risken att den inte används korrekt. En lösning som fungerar i vardagen minskar behovet av kontroll och efterarbete.
För många företag blir personalliggaren enklare att hantera när den går att följa upp löpande. Att snabbt kunna se vilka som har registrerat sig och om något saknas gör det lättare att rätta till fel i tid, innan de blir ett problem vid en kontroll.
När personalliggaren fungerar smidigt i praktiken upplevs den inte längre som en belastning. Den blir istället en del av strukturen i verksamheten och bidrar till trygghet och ordning i vardagen.
Nästa steg för dig som företagare
Som företagare är det viktigt att känna till vad som gäller kring personalliggare och vilket ansvar som följer med kravet. För de branscher som omfattas är personalliggaren inget val, utan en del av vardagen som behöver fungera löpande.
Har du kommit så här långt i guiden har du nu en tydlig bild av vad personalliggare är, vilka regler som gäller och vilka risker som finns om den inte hanteras korrekt. Nästa steg handlar därför inte om att lära sig mer teori, utan om att säkerställa att personalliggaren faktiskt fungerar i praktiken i just din verksamhet.
Det kan vara klokt att se över hur personalliggaren används idag. Finns det tydliga rutiner? Vet alla som arbetar när och hur de ska registrera sig? Går det att snabbt se om något saknas eller blivit fel? Om svaret på någon av dessa frågor är osäkert finns det anledning att göra en förändring.
Många företag väljer idag lösningar som gör det enklare att följa reglerna utan att lägga mer tid på administration. Oavsett hur du väljer att arbeta är det viktigaste att personalliggaren är korrekt, tillgänglig och uppdaterad varje dag.
Att ta nästa steg handlar ytterst om trygghet. Trygghet i att veta att verksamheten följer reglerna, att personalen gör rätt och att företaget är förberett om en kontroll skulle ske.
Digital personalliggare som fungerar i vardagen
För många företagare är utmaningen inte att förstå reglerna, utan att få personalliggaren att fungera i vardagen. När tempot är högt och fokus ligger på verksamheten är det lätt att manuella rutiner faller bort eller att fel smyger sig in.
Därför väljer allt fler företag idag en digital personalliggare. Med en digital lösning blir registreringen enklare för personalen och uppföljningen tydligare för företaget. Det går att se vilka som har registrerat sig, upptäcka avvikelser i tid och känna sig trygg i att personalliggaren är redo vid en eventuell kontroll.
Aspio SAR är en digital personalliggare framtagen för företag som vill följa reglerna utan onödig administration. Du kan komma igång direkt och anpassa användningen efter hur din verksamhet faktiskt fungerar.
